「績效指標(PI, Performance Indices)」是用以衡量組織績效的方法。無論是功能式組織(Function-oriented Organization)、專案式(Project-oriented Organization),乃至於矩陣式組織(Matrix Organization),原則上績效的衡量方式皆是由組織目標往下展開,定義出各個單位所必須監控或注意的定量指標。
一般對於績效指標的迷失,總認為績效指標定義得越多越好、越鉅細靡遺越好。理論上而言,無論組織或流程,控制點或績效指標越多,自然可控制得更精確、更滴水不漏。然而,現實世界裡總是每天在發生資源分配不均的問題,當控制點越多、需要監控的績效指標越多,除了流程或組織的自由度更少之外,所必須耗費的資源自然也越多。因此,搭配組織規模、可允分配資源與實際需求,定義出合適的控制點或績效指標,才是真正契和組織本身需求的正確方式。
對於績效指標的定義,首先必須確認績效指標本身是否存在「意義」。亦即指標本身,必須根據組織、部門或單位目標所推展出來,亦即指標本身未達成,便會進一步影響到組織目標。若績效指標本身與組織目標無關連,並非組織成員所關心的事項,則績效指標本身最後必會淪於形式,為了準備資料而準備資料,且績效指標未達成亦無關痛癢,僅是徒耗收集數據與監控資源。
而永遠都能達成或永遠都達成率極佳的績效指標,大部分情況亦同時意謂著指標本身重要性不高,抑或僅需非經常性的確認結果以防止突發的異常即可。對於這類指標,通常可有可無,或僅需定義成季以上才需監控檢討的次要指標即可。原則上,沒意義的指標,就無須監控。
此外,任何一種組織,原本就存在「階級」架構。依循與此,各個階級所必須關心的指標絕對不相同,因此指標本身亦需合宜區別。簡單的分類是確認出影響可能影響整體運作的「關鍵績效指標(KPI, Key Performance Indices)」與一般性的績效指標。各階層明確瞭解本身需監控的指標,亦能同時免除組織裡常見的上階層人員執行下階層人員所需執行事務的本末倒置情況。